Mutlu Patent olarak; sistemini kurulumundan belgelendirme aşamasına kadarki süreçte uçtan uca danışmanlık hizmeti vermekteyiz. Danışmanlık süresi firmanın faaliyeti, çalışan sayısı, uygulanacak standart, akreditasyon seçimi gibi etkenlere bağlı olarak 6-12 ay arasında değişkenlik göstermektedir.
Sistem kurulumunu bir danışman yardımıyla yapmanız; çalışanlarınızın iş yükünü arttırmadan, daha az zahmetli ve kısa sürede yol almanızı sağlar.
PROJE ÖNCESİ HAZIRLIK
- Üst yönetim ve çalışanlar ile tanışma toplantısı
- Süreci firmada yönetecek olan çalışma ekibinin oluşturulması ve atamalarının yapılması
- Mevcut organizasyon şemasının çıkarılması
- Firmayı ilgilendiren yasal mevzuatlar, standartlar ve kaynakların belirlenmesi
- Süreç boyunca uyulması büyük oranda beklenen proje planının oluşturulması
MEVCUT DURUM ANALİZİ VE DEĞERLENDİRMELER
Firmada bulunan kaynaklar, dokümanların varlığı, sistemin ve süreçlerin işleyişi ile ilgili mevcut duruma dair gerekli bilgilerin alınması, analiz edilmesi ve değerlendirilmesi yapılır.
Süreç için uyulacak ve uygulanacak yol haritası belirlenir.
TEMEL STANDART BİLİNÇLENDİRME EĞİTİMİNİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ
Yönetim sistemini tanımak ve çalışanların farkındalığını sürecin en başında sağlayabilmek adına; standartın maddelerinden ve uygulanışından da bahsedilen bir temel bilinçlendirme eğitiminin planlanması ve gerçekleştirilmesi sağlanır.
Verilen eğitim sonrası eğitimin etkinliği ile birlikte çalışanların konu ile ilgili yeterliliğini ölçebilmek ve değerlendirebilmek adına quizler gerçekleştirilir.
NOT: Eğitimler de dahil tüm kalite süreçleri uygulamaları ve sonuçları, firmaya özel hazırlanan Kalite Süreçleri Karnesi’ ne düzenli bir şekilde işlenir. Bir takvim yılı sonunda uzman Danışman tarafından karne yorumlanır ve firmaya kalite puanlaması yapılır. Bu sayede sistemin etkinliği iki taraf için de ölçülmüş olur.
DOKÜMANTASYONUN HAZIRLANMASI
El kitabı, prosedür, proses gibi temel sistem dokümanlarının oluşturulması ile ilgili süreç sorumlularına kısa eğitimler verildikten sonra dokümanlar oluşturulup sisteme dahil edilmeye başlanır.
Sisteme ait yayın tarihi, revizyon tarihi ve numaraları gibi önemli detayların yer aldığı sistem dokümantasyonu, dokümanların kodlanması eğitimi de verildikten sonra kuralına uygun şekilde oluşturulur.
SİSTEMİN UYGULANMASI
Standardın gerektirdiği şekilde dokümante edilen tüm bilgi ve belgeler firma içerisinde uygulamaya geçirilir. Uygulamada sorunlar oluşmaması adına Danışman tarafından sistem sürekli izlenir ve takip edilir. Önlenemeyen sorunların oluşması halinde bu sorunları düzeltmeye yönelik öneriler firmaya iletilir.
İÇ TETKİK (İÇ DENETİM)
Sistem standarda uygun bir şekilde kurulup uygulanmaya başlandıktan sonra firma bünyesinde yapılması gereken iç tetkikler planlanır ve gerçekleştirilir. Tetkik sonucunda gerekli bilgi ve raporlama üst yönetime iletilir. Denetim sonucunda bulunan uygunsuzluklar değerlendirilmek ve aksiyon alınıp kapatılmak üzere kaydedilir.
YGG (YÖNETİM GÖZDEN GEÇİRME)
Üst yönetim ve çalışma ekibinin de katılımıyla denetim sonucu çıkan raporlar doğrultusunda sistemin genel bir değerlendirmesi yapılır. Yani yönetim sistemi süreç performans değerlendirmesi yapılmış olur.
Firmanın, sürecin en başında belirlemiş olduğu hedefler ve bu hedeflere yönelik alınan aksiyonlar gözden geçirilir.
Denetim sonrası çıkan uygunsuzluklar ve kapatılması için alınması gereken aksiyonlar belirlenir. Firmaya özelinde belirlenen ve analizi yapılan risk ve fırsatlar gözden geçirilir.
Toplantı bitiminde çıkan sonuçlar ve alınan kararlar rapor haline getirilip tüm toplantı ekibine sunulur.
BELGELENDİRME BAŞVURUSU VE SERTİFİKASYON
Sistem kurulumu, iç denetimler, Yönetim Gözden Geçirmeler tamamlanıp en son belgelendirmeye hazır hale getirilen firma için bağımsız ve tarafsız bir belgelendirme kuruluşuna başvuruda bulunulur. Başvuru sonrasında firma üçüncü taraf belgelendirme kuruluşu tarafından denetlenir.
Denetim sonucu major bulguların olmaması halinde firma sertifikalandırılmaya hak kazanır.